Procedura di segnalazione di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Amministrazione Pubblica – Disciplina della tutela della persona che segnala violazioni (D. lgs n. 24 del 10 marzo 2023) (cd whistleblower).

Definizioni

Ai fini della presente procedura si intende per:

1. “Violazioni”: comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Amministrazione Pubblica e che consistono in violazioni di disposizioni normative nazionali ed europee (illeciti amministrativi, contabili, civili o penali) come meglio dettagliate all’art. 2 del D. Lgs n. 24 del 10 marzo 2023;
2. “Segnalazione”: la comunicazione di informazioni sulle violazioni presentata secondo la prevista procedura.
3. “Whistleblower” o “Segnalante”: persona che segnala violazioni di cui è venuto a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo;
4. “Facilitatore”: persona che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
5. “Persona coinvolta”: persona menzionata nella segnalazione come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella segnalazione;
6. “RPCT”: Responsabile della Prevenzione della Corruzione e Trasparenza

1) Destinatario delle segnalazioni

Le informazioni sulle violazioni di cui i segnalanti sono venuti a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo vanno trasmesse al Responsabile della Prevenzione della Corruzione e Trasparenza (RPCT) esclusivamente attraverso il canale interno di cui all’art. 4.
Nel caso in cui la segnalazione pervenga ad un soggetto diverso da quello previsto, tale soggetto deve trasmettere la segnalazione, entro sette giorni dal suo ricevimento, al RPCT del Comune di Trevignano Romano, adottando le misure necessarie a garantire la riservatezza e dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

2) Soggetti segnalanti

Possono trasmettere le segnalazioni i seguenti soggetti:

1. dipendenti del Comune di Trevignano Romano anche se in servizio presso altre Pubbliche Amministrazioni in posizione di comando, distacco (o situazioni analoghe);
2. lavoratori autonomi, collaboratori, liberi professionisti, tirocinanti, volontari che svolgono o prestano attività presso il Comune di Canale Monterano;
3. i dipendenti delle società in house, degli organismi di diritto pubblico o dei concessionari di pubblico servizio, nonché i dipendenti di società ed enti di diritto privato sottoposto a controllo pubblico da parte dell’Ente (Società in controllo pubblico ai sensi del D. Lgs 175/2016 ed enti in controllo pubblico di cui all’art. 2-bis co. 2 lett. c) del D. Lgs 33/2013), limitatamente a violazioni che coinvolgono il Comune di Trevignano Romano;
4. lavoratori o collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
5. persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza presso il Comune di Trevignano Romano (ad esempio, componenti del Nucleo di Valutazione, del Collegio dei Revisori ecc.) o di altri soggetti del settore pubblico, limitatamente a violazioni che coinvolgono il Comune di Canale Monterano;
6. dipendenti in periodo di prova;
7. persone per le quali il rapporto giuridico con il Comune di Trevignano Romano;
   – non è ancora iniziato, qualora le informazioni sulle violazioni siano state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi pre-contrattuali;
   – è già cessato, qualora le informazioni sulle violazioni siano state acquisite nel corso del rapporto giuridico.

3) Ambito della violazione

La violazione può riguardare:
– il diritto nazionale: illeciti civili, amministrativi, penali, contabili;
– il diritto dell’Unione Europea, in particolare:

➔ illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE indicata nell’Allegato 1 al D. Lgs 24/2023 (La normativa comunitaria richiamata nell’Allegato 1 riguarda: contratti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.) e tutte le normative nazionali che ne danno attuazione, anche se non espressamente citate nel richiamato allegato;

➔ atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri;

➔ atti od omissioni riguardanti il mercato interno che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali, comprese le norme in materia di concorrenza e di aiuti di stato e di imposta sulle società;

➔atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea nei settori richiamati.

La segnalazione può avere ad oggetto anche:

➔ le informazioni relative alle condotte volte ad occultare le violazioni sopra indicate

➔le attività illecite non ancora compiute ma che il segnalante ritenga ragionevolmente possano
verificarsi in presenza di elementi concreti precisi e concordanti,

➔i fondati sospetti (la nozione di “fondati sospetti” sarà oggetto di interpretazione nelle Linee Guida Anac di prossima adozione).

La segnalazione è effettuata a salvaguardia dell’integrità della Pubblica Amministrazione; il segnalante non dovrà utilizzare, quindi, l’istituto in argomento per:

➔scopi meramente personali;

➔effettuare contestazioni e/o rivendicazioni di lavoro contro superiori gerarchici o l’Amministrazione, per le quali occorre riferirsi alla disciplina e alle procedure di competenza di altri organismi o uffici;

➔le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico o, ancora, le informazioni acquisite sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cc.dd. voci di corridoio);

➔le irregolarità nella gestione od organizzazione dell’attività.

Sono inoltre escluse dall’ambito di applicazione del D. Lgs n. 24/2023 le segnalazioni di violazioni già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione Europea o nazionali, per le quali si rimanda alla norma.

Segnalazioni anonime o provenienti da soggetti estranei all’Ente, e non ricompresi tra quelli elencati all’art. 2) potranno essere prese in considerazione solo se adeguatamente circostanziate e comunque non ai sensi della disciplina sul whistleblowing, fatto salvo quanto previsto dal successivo art. 10 lett. f).

Le segnalazioni anonime verranno registrate mediante protocollazione riservata e la relativa documentazione conservata per massimo 5 anni dalla data di ricezione, ai fini dell’applicazione delle misure di protezione di cui all’art. 10 lett. f).

È necessario che la segnalazione sia il più possibile circostanziata al fine di consentire la delibazione dei fatti da parte dei soggetti competenti a ricevere e gestire le segnalazioni negli enti e amministrazioni del settore pubblico e privato nonché da parte di ANAC.
In particolare è necessario risultino chiare:

➔le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;

➔la descrizione del fatto;

➔le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

4) Canale interno di segnalazione

Il canale attivato dal Comune di Trevignano Romano per la ricezione della segnalazione di violazioni prevede l’utilizzo di una piattaforma dedicata e le credenziali per accedervi sono in possesso del solo RPCT.

PIATTAFORMA DEDICATA: https://comuneditrevignanoromano.whistleblowing.it/#/

Risulta comunque indispensabile che la segnalazione presentata dal segnalante sia circostanziata, riguardi fatti riscontrabili e conosciuti direttamente dal segnalante e non riportati o riferiti da altri soggetti, nonché contenga tutte le informazioni e i dati per individuare inequivocabilmente gli autori della violazione.

La segnalazione ricevuta sarà protocollata in modalità riservata e custodita ai sensi di legge, in modo da garantire la massima sicurezza e riservatezza.

Attività di accertamento delle segnalazioni

Il RPCT, all’atto del ricevimento della segnalazione, provvederà all’esame preliminare della stessa, mirato ad accertare la sussistenza dei requisiti di cui al D. Lgs n. 24/2023 per poter accordare al segnalante le tutele da questo previste. A tal fine può chiedere al segnalante elementi integrativi tramite il canale a ciò dedicato o anche di persona, ove il segnalante acconsenta.
Valutata l’ammissibilità della segnalazione, avvalendosi eventualmente del gruppo di supporto, archivia la segnalazione ovvero avvia, con le opportune cautele, la procedura interna per la verifica dei fatti rappresentati nella dichiarazione del segnalante, investendo le strutture competenti per il prosieguo delle attività. Il RPCT, nel rispetto della massima riservatezza e dei principi di imparzialità, potrà effettuare ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale di eventuali altri soggetti che possono riferire sugli episodi ivi rappresentati.

Il RPCT dà riscontro al segnalante sul seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione e dei motivi della scelta effettuata entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

La segnalazione, qualora contenga l’identificazione del segnalante, dopo avere subito l’anonimizzazione e l’oscuramento in corrispondenza dei dati identificativi del segnalante e delle altre persone coinvolte quali, ad esempio, l’eventuale facilitatore, potrà essere trasmessa a fini istruttori, a cura del RPCT, ad altri soggetti interessati per consentire loro le valutazioni del caso e/o le eventuali iniziative in merito da intraprendere.

Qualora, all’esito delle opportune verifiche, la segnalazione risulti fondata, in tutto o in parte, il RPCT, in relazione alla natura della violazione, provvederà:

1. a presentare segnalazione all’Autorità Giudiziaria competente, se sussistono i presupposti di legge, previa informazione al segnalante;
2. ad adottare o a proporre di adottare, se la competenza è di altri soggetti o organi, tutti i necessari provvedimenti amministrativi per il pieno ripristino della legalità.

Il RPCT a conclusione degli accertamenti nei termini di cui sopra, informa dell’esito o dello stato degli stessi il segnalante.

5) Tutela della riservatezza

Ai sensi dell’art. 12 del D. Lgs n. 24/2023 l’identità del segnalante non può essere rivelata, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni. Allo stesso modo è tutelata l’identità delle persone coinvolte e menzionate nelle segnalazioni fino alla conclusione dei procedimenti avviati a seguito delle segnalazioni stesse.
Per identità si intende non solo il nominativo della persona, ma anche tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identità della persona stessa.
Pertanto, l’intera procedura e gestione della segnalazione ricevuta attraverso il canale di cui all’art. 4 avviene in modalità riservata, in modo da garantire la massima sicurezza, riservatezza e anonimato.

Al fine di garantire la sicurezza e la riservatezza delle informazioni raccolte, l’accesso ai dati sarà consentito esclusivamente al RPCT ed al gruppo di supporto, tutti soggetti competentiappositamente formati e debitamente autorizzati al trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 29 del Reg. (UE) 2016/679 e dell’art. 2-quaterdecies del d.lgs. 196/2003 e ss. mm. ii.

In caso di mancato rispetto della tutela della riservatezza del segnalante, il RPCT, i componenti del gruppo di supporto e l’amministratore di sistema rispondono disciplinarmente; il RPCT inoltre può incorrere nelle sanzioni previste dalle norme di legge vigenti.

Nel caso la segnalazione avvenga con modalità diverse di quanto previsto all’art. 4, o pervenga a persone diverse dal RPCT, le persone riceventi la segnalazione adotteranno tutte le misure necessarie per garantire la riservatezza del segnalante, delle persone coinvolte o menzionate nella segnalazione e della eventuale documentazione allegata.

La conservazione dei dati avverrà a norma di legge e per il tempo necessario all’accertamento della fondatezza della segnalazione e, se del caso, all’adozione dei provvedimenti conseguenti e/o all’esaurirsi di eventuali azioni avviate a seguito della segnalazione. Successivamente, tali dati saranno distrutti. Qualora i dati fossero costituiti da documenti cartacei, si provvederà alla custodia e conservazione in apposito armadio chiuso a chiave situato presso l’ufficio del RPCT e accessibile solo alle persone appositamente autorizzate.

In ogni caso, la conservazione dei dati non potrà superare il termine dei cinque anni dalla data in cui viene comunicato al segnalante l’esito finale della procedura di segnalazione.

• Nell’ambito del procedimento penale, l’identità del segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del Codice di Procedura Penale.

• Nell’ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei Conti, l’identità del segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria.

• Nell’ambito del procedimento disciplinare attivato dall’Amministrazione contro il presunto autore della condotta segnalata, l’identità del segnalante non può essere rilevata ove la contestazione dell’addebito disciplinare si fondi su accertamenti distinti e ulteriori rispetto
alla segnalazione, anche se conseguenti ad essa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del
procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del segnalante alla rilevazione della sua identità. Nel caso in cui l’identità del segnalante risulti indispensabile alla difesa del soggetto cui è stato contestato l’addebito disciplinare, l’Ente non potrà procedere con il procedimento disciplinare se il segnalante non acconsente espressamente alla rivelazione della propria identità. In tale caso, il RPCT provvederà quindi ad acquisire tale consenso presso il segnalante, utilizzando la piattaforma informatica dedicata o le altre modalità previste dal canale interno di segnalazione di cui all’art. 4, attraverso richiesta di sottoscrizione del suddetto consenso. Coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazione, anche solo accidentalmente, sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione. La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare.

La segnalazione è sottratta all’esercizio del diritto di accesso agli atti amministrativi disciplinato dagli artt. 22 e seguenti della Legge n. 241/1990 e ss.mm.ii e dall’ accesso civico generalizzato di cui agli artt. 5 e seguenti del D. Lgs. 33/2013.

6) Canale esterno di segnalazione

L’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) attiva un canale di segnalazione esterna, che il segnalante può utilizzare nei seguenti casi, come previsto all’art. 6 del D. Lgs n. 24/2023:

• il canale di segnalazione interna non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dallo stesso Decreto;

•la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ai sensi dell’articolo 4 e la stessa non ha avuto seguito;

•la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;

•la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

La stessa Autorità mette a disposizione sul proprio sito web le indicazioni e le modalità da seguire per utilizzare tale canale.

7) Divieto di ritorsione ed altre misure di protezione accordate a chi effettua segnalazioni, denunce all’Autorità giurisdizionale competente o divulgazioni pubbliche (Art. 15 del D. Lgs. 24/2023)

Le persone che segnalano all’Autorità Giudiziaria, alla Corte dei Conti, all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), divulgano pubblicamente o segnalano al RPCT violazioni di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo non possono subire alcuna ritorsione.
Nel presente paragrafo e in quelli immediatamente successivi, si intendono ricomprese nel termine “segnalante” tutte le persone di cui al precedente capoverso.

L’assenza di natura ritorsiva dei comportamenti, atti o omissioni previsti dall’art. 17 del D. Lgs n. 24/2023 nei confronti del segnalante deve essere provata da colui che li ha posti in essere; salvo prova contraria, si presume che gli stessi siano conseguenza della segnalazione.
Le condotte di natura ritorsiva sono esemplificate all’art. 17 comma 4 del richiamato Decreto Legislativo.

I divieti di ritorsione e le misure di protezione previste per il whistleblower si applicano anche a:

1. Persone dello stesso contesto lavorativo che assistono il segnalante nel processo di segnalazione (“facilitatori”), la cui identità deve essere mantenuta riservata;
2. Persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante, a lui legate da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
3. Persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante, che hanno con lui un rapporto abituale e corrente;
4. Enti di proprietà della persona segnalante o per i quali la stessa persona lavora;
5. Enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante;
6. Persone che hanno effettuato una segnalazione anonima, che sono state successivamente identificate, e che hanno subito ritorsioni.

Si precisa che l’inversione dell’onere della prova non opera nei casi in cui a lamentare una ritorsione sia uno dei soggetti di cui dalla lett. a) alla lett. e). Dunque, spetterà ai suddetti soggetti fornire la prova di aver subito una ritorsione.

8) Segnalazione di misure discriminatorie o ritorsive

L’adozione di misure ritenute ritorsive nei confronti del segnalante è comunicata esclusivamente all’ANAC dall’interessato, secondo le modalità previste da ANAC e disponibili sul sito dell’Autorità. L’ANAC informa il Dipartimento della funzione pubblica della Presidenza del Consiglio dei Ministri o gli altri organismi di garanzia o di disciplina per le attività e gli eventuali provvedimenti di competenza.

In caso per errore la comunicazione di misure ritorsive pervenga ad un soggetto diverso da ANAC (ad esempio il RPCT) costui, garantendo la necessaria riservatezza, provvederà a trasmetterla tempestivamente ad ANAC, dandone contestuale comunicazione al soggetto che ha effettuato la comunicazione.

Qualora vengano accertate dall’ANAC misure discriminatorie, il responsabile che le ha adottate potrà incorrere nelle sanzioni previste dall’art. 21 del D. Lgs n. 24/2023.
L’adozione di misure discriminatorie o ritorsive è fonte di responsabilità disciplinare.

Gli atti discriminatori o ritorsivi adottati dall’Amministrazione sono nulli.

Il Comune promuove, a tutela dei segnalanti, un’efficace attività di comunicazione e formazione sui diritti e gli obblighi relativi alla segnalazione delle violazioni, a tutela del pubblico interesse, nell’ambito dei percorsi di formazione sull’etica pubblica e del Codice di comportamento dei pubblici dipendenti.

9) La responsabilità del segnalante

Le tutele del segnalante non sono garantite quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile di cui all’art. 16 co. 3 del D. Lgs n, 24/2023 ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave.

10) Disposizioni finali

La procedura e le disposizioni individuate nel presente atto potranno essere sottoposti a eventuale revisione, qualora necessario.

11) Clausola di rinvio

Per tutto quanto non espressamente previsto nel presente atto, si rimanda al D. Lgs n. 24/2023, alle indicazioni fornite da ANAC in materia e alla normativa vigente.